Kim jest pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych i jaką pełni rolę w firmie?
Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych (skrótowo: pełnomocnik ochrony) to osoba wyznaczona przez kierownika jednostki organizacyjnej (np. zarząd lub właściciela firmy), odpowiedzialna za zapewnienie ochrony informacji niejawnych w przedsiębiorstwie lub instytucji. Wymóg powołania pełnomocnika wynika bezpośrednio z przepisów Ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.
📌 Kiedy trzeba powołać pełnomocnika ochrony?
Obowiązek powołania pełnomocnika powstaje wówczas, gdy:
- firma uzyskuje dostęp do informacji niejawnych i zamierza przechowywać w swojej siedzibie materiały niejawne co najmniej o klauzuli „zastrzeżone”,
- firma ubiega się o świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego o klauzuli „poufne” lub wyższej albo uzyskuje zdolność do ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” z możliwością ich przetwarzania we własnych obiektach,
- firma realizuje zadania wymagające posiadania poświadczeń bezpieczeństwa,
- firma tworzy kancelarię tajną lub niejawną albo punkt ewidencyjny materiałów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”.
🛡️ Jakie są obowiązki pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych?
Pełnomocnik ochrony, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych odpowiada za:
- Zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego.
- Zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne.
- Zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka.
- Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów, w tym:
- okresowa kontrola (co najmniej raz na trzy lata) ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów.
- Opracowywanie i aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych (wymagającego akceptacji kierownika jednostki), w tym również na wypadek wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, oraz nadzorowanie jego realizacji.
- Prowadzenie szkoleń z zakresu ochrony informacji niejawnych.
- Prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających.
- Prowadzenie aktualnego wykazu osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono lub cofnięto poświadczenie bezpieczeństwa, obejmującego dane:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL,
- imię ojca,
- datę i miejsce urodzenia,
- adres miejsca zamieszkania lub pobytu,
- określenie dokumentu kończącego procedurę, datę jego wydania oraz numer.
- Przekazywanie danych do ABW lub SKW (na podstawie wykazu z pkt. 8) w celu prowadzenia ewidencji osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono lub cofnięto poświadczenie bezpieczeństwa.
Organizacja realizacji zadań:
- Zadania powyższe pełnomocnik ochrony realizuje przy pomocy wyodrębnionego pionu ochrony, jeśli taki został utworzony w jednostce. Takie piony wdraża i utrzymuje TECHOM.
- Obowiązek z pkt 9 nie dotyczy pełnomocników działających w służbach i instytucjach uprawnionych do prowadzenia poszerzonych postępowań sprawdzających.
- Kierownik jednostki może powierzyć pełnomocnikowi ochrony inne zadania – pod warunkiem, że nie kolidują one z jego ustawowymi obowiązkami.
Pełnomocnik działa na podstawie pisemnego upoważnienia i ma realne kompetencje w zakresie decydowania o bezpieczeństwie informacji w firmie. W praktyce, pełnomocnicy mogą realizować szereg innych zadań związanych z bezpieczeństwem – ich zakres ustalany jest przez kierownika jednostki organizacyjnej, czyli zarząd lub właściciela firmy.
👤 Kto może zostać pełnomocnikiem ochrony?
Nie każdy może pełnić tę funkcję. Wymagania formalne (wynikające z ustawy) oraz rynkowe uwzględniają m.in.:
| Wymóg | Szczegóły |
|---|---|
| Poświadczenie bezpieczeństwa | co najmniej do klauzuli „poufne” (z uwzględnieniem poszerzonego postępowania sprawdzającego w ABW) |
| Szkolenie | specjalistyczne w zakresie ochrony informacji niejawnych prowadzone przez ABW (obowiązkowe), dodatkowo szkolenia podwyższające kompetencje, np.: szkolenie dla pełnomocników ochrony prowadzone przez TECHOM |
| Wiedza i doświadczenie | preferowane doświadczenie w obszarze bezpieczeństwa, audytu lub administracji; wiedza i doświadczenie w aspekcie procesu prowadzenia postępowania bezpieczeństwa przemysłowego |
W praktyce, aby z sukcesem wdrożyć i utrzymywać świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego należy zaangażować kompetentnego pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych – takie osoby dostarcza w ramach swoich usług TECHOM.
🔐 Pełnomocnik a świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego
W procesie uzyskiwania świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego, które uwzględnia możliwość przechowywania materiałów niejawnych w siedzibie firmy lub obejmuje NATO, UE, ESA powołanie pełnomocnika ochrony jest obowiązkowe – niezależnie od liczby pracowników czy stopnia klauzuli tajności. To jedna z pierwszych formalności, jaką należy spełnić.
W strukturze organizacyjnej pełnomocnik odpowiada bezpośrednio przed kierownikiem jednostki (zarządem lub właścicielem), a jego decyzje są nadrzędne względem innych działów, jeśli chodzi o ochronę informacji niejawnych.
✅ Czego nie wolno pomijać?
Wielu przedsiębiorców zapomina, że pełnomocnik:
- musi mieć uprawnienia wydane przez ABW (szkolenie oraz poświadczenie bezpieczeństwa)
- powinien mieć doświadczenie w prowadzeniu postępowań bezpieczeństwa przemysłowego i nadzorowaniu pionów ochrony,
- wdraża i nadzoruje całość systemu ochrony informacji, nie tylko „papierowo”.
Kompetentnych pełnomocników ochrony w ramach usługi wdrażania świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego dostarcza TECHOM.
📈 Dlaczego warto to dobrze rozegrać (aspekt rynkowy)?
Zapewnienie pełnomocnika ochrony zgodnie z ustawą:
- umożliwia uzyskanie świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego,
- podnosi wiarygodność firmy na rynku,
- umożliwia branie udziału w przetargach lub zamówieniach MON, innych służb mundurowych, urzędów i infrastruktury krytycznej,
Podsumowanie
Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych to kluczowa postać w każdej firmie, która działa w otoczeniu prawnym wymagającym przetwarzania informacji niejawnych. Nie tylko odpowiada za zgodność z przepisami ustawy, ale i za rzeczywiste bezpieczeństwo danych kluczowych z punktu widzenia państwa i kontrahenta.
